سياسة الابلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها في ما بعد، “السياسة”)لجمعية الملك فهد الخيرية النسائية بجازان  (ويشار إليها في ما بعد، “الجمعية”) على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكران أي مخالفة أوخطر جديأ وسوء تصرف محتمل قد تتعرض لها الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المســتــفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات  وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية ..

النـــــــــــــــــــطاق

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية ،وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات

المخالفات

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أومالية والإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أوتلك التي تشكل خطراًعلى الصحةأوالسلامةأوالبيئة.

وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها على سبيل المثال

• السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد)أوسوءالتصرف

• سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة

• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية)

• إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة،إخفاءأوإتلاف الوثائق الرسمية)

• الجرائم الجنائية المرتكبة،أوالتي يتم ارتكابها،أوالتي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها

• عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخليةأوتطبيقهابصورةغيرصحيحة

• الحصول على منافع ومكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيليةغيرمبررة

• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقةغيرقانونية

• التلاعب بالبيانات المحاسبية

• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم

• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي

• سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية

        مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه

الضـــمانات

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة  الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه مل لانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة.شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ مع طيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولايهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ

من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك مالم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذلك لجهدممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسريةهويةمقدم البلاغ عن أي مخالفة .ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أوشخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

إجراءات الابلاغ عن مخالفة

• يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه

• على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية

• يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق) عن طريق

معالجة البلاغ

يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخليا وتحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:

• يقوم__(اسم الشخص أو اللجنة المسؤولة)_ عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير (على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.

• يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق..

• يتم تزويد مقدم البلاغ خلال10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقمها للتواصل

• إذا تبين أن البلاغ غيرمبررفلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر مالم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ

• إذا تبين أن البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة يتم إحالة البلاغ إلى___________للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة

• يجب على___________الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدارالتوصيةخلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ

• ترفع_____________توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد

• يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة______________ وقانون العمل الساري المفعول

• متى كان ذلك ممكنا تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك،لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أوغيرها مما قد يترتب عليها خلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر

• تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ