قبل أن يتم تحويل الوثائق الأرشيفية لمركز الوثائق ، يكون من الضروري أن تفرز الوثائق لتحديد ما سيتم ترحيله لمركز الوثائق وما سيتم إتلافه حسب لوائح الحفظ المعتمدة ،
ويحدد ذلك للوثائق المعدة للإتلاف في الجدول المفصل أدناه  (جدول بيان بالوثائق المعدة للإتلاف).

والذي يعبأ وفقاً للتالي: 

• ويتعلق برقم محضر الإتلاف المعد للغرض

• الوحدة : تحدد الوحدة الإدارية المحولة للملفات ( مركز / إدارة / قسم. الخ.) 

• عدد الملفات المعدة للإتلاف : تحدد الوحدة بالجدول عدد الملفات المعدة للإتلاف

• التاريخ: يذكر التاريخ باليوم والشهر والسنة .

• اسم الموظف : يذكر اسم الموظف الذي تولى إعداد الجدول والتي من المفروض أن تعود الوثائق بالنظر إليه .

• تحويلة الهاتف : وهي الخاصة بالموظف الذي تنتسب إليه الملفات المحولة لإمكانية تواصل مركز الوثائق معه حول معالجة وثائقه .

• التوقيع : وهو المتعلق بالموظف كشاهد على البيانات حول جدول الملفات المعد من طرفه .

• الرقم التسلسلي : وهو الرقم الذي يحدد عدد الملفات.

• اسم الوثيقة وموضوعها : ويقصد ما يتضمنه الملف من وثائق . ومن الضروري أن تكون الوثائق متجانسة وليست مختلطة ، كأن تكون مثلا بريد صادر فقط ، أو بريد وارد فقط ، أو ملفات شراءات ، أو ملفات موظفين . والغاية من تجانس الوثائق في الملف الواحد هو سهولة التثبت فيها . 

• الرقم التسلسلي للوثائق : يجب أن يتضمن الملف معاملات متجانسة ومسجلة بأرقام متسلسلة . مثلا كأن يتضمن الملف خمسين معاملة من وثائق البريد الصادر والمسجلة بالدفتر كترقيم معرف لها .

• التاريخ: وهو تاريخ الوثائق . فقد يتضمن الملف وثائق تعود إلى سنتين متتاليتين .

• عدد الأوراق : المتضمنة للملف المعد للإتلاف

• مدة الحفظ للملف حسب لوائح الحفظ

• بداية حفظ الملف حسب لوائح الحفظ

• رقم الملف حسب التسلسل للملفات خلال العمل بها

• رقم الصندوق حيث تجمع الملفات أحيانا في صندوق كبير لإعدادها للإتلاف

• مجموع الملفات و الوثائق المعدة للإتلاف

• أسماء وتوقيع أعضاء لجنة الإتلاف